Transformando la Manera en Que Vives Tu Tiempo: Un Viaje hacia la Productividad Consciente

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Podemos pasar el día entero sin parar. Con el 100% del tiempo ocupado y, resultar finalmente ineficaces e improductivos. Incluso acabar, por la noche, haciendo una reflexión ¿qué hice hoy? Para, a continuación, quedarnos sin respuesta sintiendo que perdimos la mayor parte de nuestro tiempo. El día tiene 24 horas, la cantidad es siempre la misma; la cuestión radica en en qué y cómo lo estamos empleando. Sin darnos cuenta quedamos envueltos en la vorágine de circunstancias atrapa tiempo.


“Yo haría más cosas, pero es que no tengo tiempo”


A lo largo de la jornada, se nos van presentando situaciones que requieren de nuestra atención; algunas lo hacen de forma física, como llamadas o visitas, y otras las generamos mentalmente con nuestros pensamientos acerca de lo que tenemos o necesitamos hacer.

El problema surge ante la dificultad de clasificar dichas actividades en su lugar correspondiente y ordenarlas según nuestras prioridades.

Clasificación de las Actividades: ¿Estás Priorizando Bien?

1- Importantes y Urgentes: Necesitan resolución inmediata por las consecuencias que podrían acarrear. Es crucial atender adecuadamente estas actividades.

  • Vencimiento de plazos: letras a pagar, fecha de inicio de un curso, conferencia, cita, etc.
  • Crisis: escape de agua por rotura de una tubería, tensión entre compañeros de trabajo o familia, dificultades en una negociación, enfermedad, etc.
  • Proyectos de inmediata ejecución: inicio de un proyecto de construcción, matrimonio, relación, trabajo, etc.

2- No Importantes y Urgentes: Actividades que requieren atención inmediata. Deben ser atendidas, pero pueden esperar.

  • Llamadas de teléfono, correo, WhatsApp.
  • Interrupciones: imprevistos, situaciones que desvían nuestra atención de lo que estamos haciendo.

3- Importantes y No Urgentes: Actividades que nos llevan a lograr objetivos relacionados con nuestro proyecto de vida y misión. Dedica gran parte de tu tiempo a ellas.

  • Formación: cursos, talleres, estudios, etc.
  • Creación de relaciones: amistades, relaciones sociales, familia, etc.
  • Construir una visión: desarrollo de valores y sentido de la vida.
  • Desarrollo de la misión: el para qué de las acciones.

4- No Importantes y No Urgentes: Estas actividades no son trascendentes para nuestra vida y pueden esperar. Planifícalas para ejecutarlas después de las importantes.

  • Rutinas: limpieza, plancha, cocina.
  • Actividades de escape y distracción: juegos, revistas o periódicos irrelevantes, etc.

Las 4 áreas son útiles. Es necesario dedicar tiempo tanto a lo importante como a actividades de ocio. La clave radica en cómo se gestionan y el tiempo que se destina, buscando un equilibrio perfecto. Por supuesto, si soy Rafa Nadal, pasaré gran parte de mi tiempo diario jugando al tenis. Pero si el tenis es una actividad de ocio, probablemente le dedique solo un par de horas a la semana.

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Ejercicio Práctico: Reconectando con Tu Tiempo

Revisar tu tiempo y comenzar a poner en orden tus prioridades es el desafío que te propongo a continuación. Puedes hacerlo ahora o cuando decidas disponer de 45 minutos para ello:

1- Toma lápiz y papel y escribe una lista de todas las tareas que realizaste la última semana.

2- Escribe al lado de cada una el tiempo que dedicaste, en minutos u horas.

3- Revisa cada tarea y categorízalas en urgentes o no, importantes o no. Puedes utilizar un gráfico de 4 cuadrantes para ello.

4- Responde las siguientes preguntas por escrito para organizar mejor tu tiempo y determinar cuáles son tus prioridades:

  • a. ¿A qué área dedicaste más tiempo?
  • b. ¿A cuál menos?
  • c. ¿Qué pasa cuando dedicas tiempo al área importante-urgente?
  • d. Cuando no estás en tareas importantes-urgentes, ¿a qué área dedicas más tiempo?
  • e. ¿Qué te impide dedicar más tiempo a lo Importante-no Urgente?
  • f. Revisando la causa de los fallos en tu gestión del tiempo:
  • iii. Falta de objetivos claros.
  • iv. Relación inadecuada.
  • v. Desconocimiento o nivel bajo de preparación personal.
  • g. ¿Qué actividades urgentes crees que son importantes, pero realmente no lo son?
  • h. ¿Realmente necesitas hacerlas ya?
  • i. ¿Qué pasaría si no las hicieras?
  • j. ¿Qué efecto tendría si no lo hicieras?
  • k. Describe alguna situación cotidiana que consideres como no importante-urgente.
  • l. ¿Qué harás para responder de manera diferente ante ello?

Cómo Evitar Quedar Engullido por la Espiral Atrapa-Tiempo

Este es el quid de la cuestión. No basta con llevar una agenda. La gestión de tu tiempo depende de la actitud y el hábito. Aquí algunos consejos prácticos:

  • Prioriza tus actividades importantes-urgentes; estas deben ser las primeras de la lista.
  • Después, dedica tiempo a lo importante-no urgente. Por ejemplo, establece 2 horas para estudiar inglés.
  • Minimiza el tiempo en tareas no importantes-urgentes. Mantén el enfoque en lo verdaderamente relevante, evitando la desmotivación.

Cuando no gestionamos nuestro tiempo correctamente, nuestra energía disminuye y podemos caer en actividades de “escape” que solo sirven como distracción.

“Cinco minutos bastan para soñar toda una vida, así de relativo es el tiempo.” – Mario Benedetti

Frases como “se me ha pasado volando” o “parecía interminable” ponen de manifiesto la relatividad del tiempo, demostrando que su valor depende de nuestro estado interno y el sentido que le atribuimos a cada actividad. Mantén el control de tu propia vida. Recuerda que si no lo haces, otros lo harán por ti. ¡Suerte!

María M. Alcázar
Coach y Trainer PNL
Directora de Organización IEPNL

www.pnlspain.com

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