Podemos pasar el día entero sin parar. Con el 100% del tiempo ocupado y, resultar finalmente ineficaces e improductivos. Incluso acabar, por la noche, haciendo una reflexión ¿qué hice hoy? Para, a continuación, quedarnos sin respuesta sintiendo que perdimos la mayor parte de nuestro tiempo. El día tiene 24 horas, la cantidad es siempre la misma, la cuestión es en qué y cómo lo estamos empleando. Sin darnos cuenta quedamos envueltos en la vorágine de circunstancias atrapa tiempo.

«Yo haría más cosas pero es que no tengo tiempo»

A lo largo de la jornada se nos van presentando situaciones que requieren de nuestra atención, unas lo hacen de forma física como llamadas, visitas, etc., y otras las generamos mentalmente con nuestros pensamientos acerca de lo que tenemos o necesitamos hacer.

El problema surge ante la dificultad de clasificar dichas actividades en su lugar correspondiente y ordenarlas según nuestras prioridades.

Clasificación de las actividades en 4 áreas:

1- Importantes-urgentes: son aquellas que necesitan resolución inmediata por las consecuencias que podrían acarrear. Es necesario atender debidamente las actividades de esta área ya que son relevantes para la persona. Tareas relacionadas con:

• Vencimiento de plazos: letras a pagar, fecha de inicio de un curso, conferencia, cita, etc.
• Crisis: escape de agua por rotura de una tubería, tensión entre compañeros de trabajo o familia, dificultades en una negociación, enfermedad, etc.
• Proyectos de inmediata ejecución: inicio de un proyecto de construcción, matrimonio, relación, trabajo, etc.

2- No importantes-urgentes: Actividades irrelevantes a las que se suele prestar una atención inmediata. Deben ser atendidas pero pueden esperar, se recomienda organizarlas adecuadamente y decidir cuándo ejecutarlas.

• Llamadas de teléfono, correo, watsapp
• Interrupciones: imprevistos, situaciones que desvían nuestra atención de lo que estamos haciendo.

3- Importantes-no urgentes: Proyectos, objetivos y actividades que nos llevan a lograr todo aquello relacionado con nuestro proyecto de vida y misión. Conviene dedicar gran parte de nuestro tiempo a ellas. Promueven el desarrollo personal y humano que se manifiesta en un aumento del bienestar, autoestima, satisfacción, etc.

• Formación: cursos, talleres, estudios, etc.
• Creación de relaciones: amistades, relaciones sociales, familia, etc.
• Construir una visión: desarrollo de valores y sentido de la vida.
• Desarrollo de la misión: el para qué de las acciones.

4- No importantes-no urgentes: Todas aquellas que tienen que ver con lo que no es transcendente para nuestra vida y puede esperar. No requieren ocuparse en ello de inmediato. Planificarlas para ser ejecutadas una vez finalizadas las tareas importantes.

• Rutinas: limpieza, plancha, cocina,
• Actividades de escape y distracción: juegos, revistas o periódicos irrelevantes, etc.

Las 4 áreas son útiles. Tan necesario es dedicarse a lo importante como tener actividades de ocio. La clave está en cómo se gestionan cada una de ellas y la cantidad de tiempo destinadao con la finalidad de mantener un equilibrio perfecto. Por supuesto, si soy Rafa Nadal pasaré la mayor parte de mi tiempo diario jugando al tenis. Pero si el tenis es una actividad de ocio, probablemente le dedique sólo un par de horas a la semana.

Ejercicio práctico

Revisar tu tiempo y comienzar a poner en orden tus prioridades es este que te propongo a continuación. Puedes hacerlo ahora o cuando decidas disponer de 45´ de tu tiempo para ello:

1- Toma lápiz y papel y escribe una lista de todas las tareas que has realizado la última semana (7 días).

2- Escribe al lado de cada una el tiempo que dedicaste, en minutos u horas.

3- Ahora, vuelve a revisarlas una por una y mira a qué tipo de actividad pertenecen, si son urgentes o no, importantes o no.
Puedes hacerlo dibujando un gráfico como éste, con 4 cuadrantes y escribir dentro de cada recuadro la lista de actividades que le correspondan.

4- Responde ahora las siguientes preguntas por escrito. Esto te ayudará a organizar mejor tu tiempo y determinar cuáles son tus prioridades:

a. ¿A qué área dedicaste más cantidad de tiempo?
b. ¿A cuál menos?
c. ¿Qué sucede cuando dedicas la mayor parte de tu tiempo al área importante-urgente?
d. Cuando no estás ocupado en tareas importantes-urgentes, ¿a qué área dedicas más tiempo?
e. ¿Qué te impide ahora mismo dedicar más tiempo a lo Importante-no urgente?
f. Revisa ahora cual puede ser la causa de los fallos en tu dedicación al tiempo:

i. Falta de objetivos definidos
ii. Falta de relaciones adecuadas
iii. Deficiente nivel transpersonal o desconocimiento

g. ¿Qué cosas de las que consideras diariamente como importantes-urgentes realmente no lo son?
h. ¿Realmente necesitas hacerlas con esa celeridad?
i. ¿Qué ocurriría si no las hicieras?
j. ¿Qué sucedería o qué efecto produciría si no las hiciera? ¿qué consecuencias tendría?
k. Describe alguna situación de las que habitualmente se te presentan como no importante-urgente?
l. ¿Qué harás para responder de forma distinta a dicha situación?

Cómo evitar dejarse engullir por la espiral atrapa-tiempo.

Este es el quid de la cuestión. No es suficiente con llevar una agenda para organizar las actividades y el tiempo. Es posible que ni siquiera anotando logremos el orden deseado. La clave del éxito viene determinada por la actitud y el hábito. La forma en que afrontamos todos estos quehaceres diarios y cómo los atendemos. Sencillos comportamientos que nos pueden ayudar ante las situaciones de riesgo a perder el tiempo son:

• En primer lugar priorizar las actividades importantes-urgentes. Serán las primeras a realizar, eso sí, delimitando el tiempo que vamos a emplear en ellas. Podemos pensar objetivamente qué cantidad de tiempo necesitamos. Por ejemplo, si voy a ir al banco a hacer un ingreso, decidiré que voy a destinar a ello 40´. Me centraré en lo que hago y evitaré distracciones, no hacer otras cosas por el camino. Si me surge una idea, de repente, de que me vendría bien porque paso por el super comprar leche; tomo nota para hacerlo en otro momento.
• Una vez completadas, pasaremos a dedicarnos a lo importante-no urgente. Decidiendo igualmente cuanto tiempo quiero emplear. Por ejemplo, voy a estudiar inglés durante 2 horas.
• Cómo tratar con las actividades no importantes-urgentes: Dedicarles demasiado tiempo puede restarnos concentración y por consiguiente eficacia. Nos distraen de lo importante-no urgente que es donde necesitamos ocupar la mayor parte de nuestro tiempo. Por lo tanto, es conveniente tratarlas adecuadamente con el fin de evitar la desmotivación fruto de la tensión generada al no poder centrarnos en lo que realmente importa.

• Teléfono, whatsapp, correo: Déjalo a un lado, decide revisarlo una vez finalices la tarea en la que estás ocupado. Si es posible insonorizas el teléfono, si no, tomas nota para devolver la llamada o atender más tarde.
• Interrupciones: Toma nota para dedicarte a ello cuando finalices lo que estás realizando, si así lo requiere. Pide cortésmente a tus familiares o compañeros de trabajo que no te interrumpan siempre que no sea necesario durante el tiempo indicado.

Cuando no logramos gestionar adecuadamente nuestro tiempo, la energía puede bajar tanto que finalmente no somos capaces de atender a ninguna de las actividades importantes o no, acabando con frecuencia en la inversión temporal de actividades «escape» que únicamente nos sirven como distracción.

«Cinco minutos bastan para soñar toda una vida, así de relativo es el tiempo.» Mario Benedetti

Frases tan comunes en nuestra conversación cotidiana como estas: «Se me ha pasado volando», «apenas me enteré» o «parecía interminable» ponen en evidencia la relatividad del tiempo demostrando que su valor depende de nuestro estado interno asociado a la actividad que se está desempeñando en cada momento y el sentido que tiene para nosotros.
Se trata de que en todo momento mantengas el control de tu propia vida. Recuerda que si tú no lo haces, otros lo harán por ti. ¡Suerte!

María M. Alcázar
Coach y Trainer PNL
Directora de Organización IEPNL
www.pnlspain.com